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Offre d’emploi, secrétaire/assistant.e administratif.ve

Offre d’emploi
Contrat à durée indéterminée à temps plein (37h30/semaine)

Employeur
Ateliers de la rue Voot asbl

Secteur d’activités
Centre d’expression et de créativité

Description
Les Ateliers de la rue Voot sont un centre d’expression et de créativité.
Implanté à Bruxelles, le CEC développe des ateliers artistiques, des ateliers liés à l’éducation à l’environnement, des ateliers qui contribuent au développement d’une mobilité douce (les ateliers vélo) et les ateliers techniques solaires).
L’association est constituée d’une équipe de permanents (8 personnes) et d’une vingtaine d’animateurs présente ponctuellement à différents moments de la semaine, en fonction de la programmation de la saison, entre septembre et juin.

Coordonnées
siège social : 91 rue Voot – 1200 Woluwe-Saint-Lambert
lieu de prestation : idem

Intitulé du poste
Secrétaire / assistant.e  administratif.ve

Description
Le poste comporte plusieurs aspects :

Gestion administrative
permanence téléphonique, accueil, tenue de l’agenda de l’équipe, tenue et mise à jour de la base de données, rédaction de courriers, e-mails, inventaires des stocks, facturation, commandes des fournitures et produits d’entretien, suivi de l’entretien des locaux et du matériel, PV des réunions d’équipe, photocopies, encodage des données pour les rapports d’activités…

Préparation et suivi logistique des activités de l’association
tenue des listes d’inscriptions, envoi et suivi des confirmations, rappels, accueil, préparation des salles, impressions, attestations, encodages, commandes, classement, …

Soutien à la comptabilité
suivi et encodage des pièces comptables (notamment les inscriptions, subventions, financiers, achats divers, procure et stock etc.)  (sous la supervision du trésorier et de la comptable)

Soutien à la gestion des ressources humaines
Tenue à jours des fiches de prestation, encodage des prestations, réception et distribution des fiches de payes, préparation de salaires, registre de présence du personnel (en collaboration avec la direction et le secrétariat social)

Soutien lors des événements
Gestion catering et horeca, (permanences, billetterie, garderie…)

Profil

  • bonnes connaissances en informatique: maîtrise des logiciels Word, Excel, facilité à l’apprentissage de nouveaux programmes, être disposé à apprendre les programmes Popsy (comptabilité) et FileMaker (base de données)
  • bonne expression orale et écrite, bonne orthographe;
  • sens du contact par téléphone et en direct;
  • très bon sens de l’organisation : planification et priorisation des tâches, anticipation des délais;
  • capacité à travailler de manière autonome et à prendre des décisions en situation de problèmes à résoudre;
  • esprit d’équipe et bonne collaboration avec chacun en fonction des besoins;
  • la fonction implique d’être en contact avec des données sensibles: respect de la confidentialité;
  • intérêt pour l’action culturelle, la création artistique et sensibilité à l’écologie.

Diplômes
Titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire inférieur ou supérieur (au maximum)

Expérience
Une expérience d’au moins un an dans une fonction similaire sera exigée.

Conditions
Il est nécessaire de répondre aux conditions ACS pour postuler à cette offre d’emploi
(pour plus d’infos sur ce statut, contactez Actiris)

Contrat
Contrat à durée indéterminée (CDI)
régime temps plein (37h30)
rémuneration aux barèmes CP 329.02 ou Région Bruxelles Capitale
entrée en fonction le 1er octobre 2020

Modalités de recrutement

  • Documents requis
    Curriculum vitæ et lettre de motivation
    Attestation ACS
  • épreuve écrite
    portant sur les capacités rédactionnelles et la gestion d’outils informatiques
  • Entretien d’embauche

Date limite de rentrée des candidatures
23.08.2020

Envoyer votre candidature à
Marina Cox
par e-mail à l’adresse marina.cox@voot.be
ou par écrit
Ateliers de la rue Voot asbl – à l’attention de Marina Cox – 91 rue Voot – 1200 Woluwe-Saint-Lambert,

Plus d’infos
marina.cox@voot.be

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